جهت امضا نمودن اسناد و قرارداد، یکی از ارکان مهم، قانونی بودن امضا می باشد. امضایی که پای سند یا قرارداد ثبت می گردد، جعل شده نباشد و امضا برای فرد امضا کننده باشد. در عصر دیجیتال، مزیت امضای الکترونیکی مدیران و صاحبان مشاغل را به سمت استفاده از این امضا سوق میدهد.
امضای الکترونیکی، فایل دیجیتال می باشد که به قرارداد یا فایل پیوست می باشد و نمایانگر قصد مدیر برای امضای قرارداد می باشد .
در ادامه خواهیم دید که امضای الکترونیکی (eSignature) چیستو چطور می توان از آن استفاده نمود و از مزایای آن بهره مند گردید.
امضای الکترونیکی چیست؟
همان طور که گفته شد امضای کاغذی یک نمونه دستی از نام و نام خانوادگی یا لقب شخص می باشد. ماهیت قانونی آن تأیید هویت فرد بوده و رضایت، حالت قراردادی و تایید اطلاعات موجود در یک سند را مشخص می نماید. امضای الکترونیکی نیز تمامی آثار امضا دستی را از نظر ایجاد آثار حقوقی دارد و ماهیتی شبیه به امضای دستی و اثر انگشت، اما مفهومی قانونی در فضای الکترونیکی دارد. امضا الکترونیکی صورت های متفاوتی داشته و اشخاص به شیوه های گوناگون اسناد را به صورت الکترونیکی امضا می نمایند.
امضای الکترونیکی مثل کردن نام امضاکننده در محل امضا، اتصال نسخه اسکن شده امضای فرد امضاکننده، کلیک بر روی دکمه “قبول می‌کنم”، و یا استفاده از تکنولوژی برهم ریختن رمزنگاری ثبت می گردد. از لحاظ امنیت هریک ازآنها درجه متفاوتی خواهند داشت. با این وجود، مثال‌های اندکی از امضای الکترونییک وجود دارد که از نظر قانونی دارای شرایط حساب نمی گردد.
ثبت درخواست حقوقی امضا الکترونیک:
امضای الکترونیکی بیان کننده قصد شخص برای پذیرفتن محتوای یک سند یا مجموعی از اطلاعات مربوط با آن امضاء است که از نظر قانون هم به رسمیت شناخته می شود و نشان نر قصد پایبندی امضا کننده به مفاد و شروط سند را دارد. این سند می‌تواند نوعی ادله الکترونیکی یا اسناد تجاری الکترونیکی و هر سندی که از نظر حقوقی معتبر است باشد.
ضرورت امضای الکترونیک در چیست ؟
یکی از عوامل مهمی که کوجب اعتبار سند یا قرارداد می گردد صحت انتصاب آن به صادرکننده سند یا قرارداد است و این موضوع از طریق امضاء یا مهر کردن سند خواهد بود. ازاین رو در قوانین و مقررات مشاغل اینترنتی، امضای الکترونیکی موضوعی جدید است در قراردادهای الکترونیکی می بایست طبق ویژگی‌های خاص مرتبط به این نوع قراردادها که به شیوه الکترونیکی صادرمی شوند صحت انتصاب آنرا به صادرکننده احراز نمود. بنابراین مانند حقوق سنتی، اثر امضاء الکترونیکی هم الزام صادرکننده به مفاد سند و بهره برداری ازمزایای آن در فرض وجود رابطه قراردادی مبنب بر این اصل خواهد بود .
با ظهورو توسعه روزانه تجارت الکترونیکی حدودأ هر صنعتی از امضای الکترونیکی سود خواهد برد. طبق توافقات بین المللی، امضا الکترونیکی درقراردادها و اسناد مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
دلایل دیگر ترویج امضا الکترونیک، پیشرفت کسب و کارها در حالت دورکاری است . امضای الکترونیکی در زمان کرونا و حتی قبل تر از آن، به کمک کسب و کارهای دورکار آمد که به راه حلی داشتند تا بتوانند اسناد و قرارداد را امضا نمایند ، ولی در مکان مربوطه حضورنداشته باشند. بنابراین امضای الکترونیک، قوانین و شرایط ثبت امضای الکترونیک تعیین گردیده است .
استفاده از امضا الکترونیکی چه مزایایی دارد ؟
برجسته ترین مزیت امضای دیجیتال پشتوانه حقوقی آن در کشور می باشد. در ماده ۷ اعتبار قانونی امضای دیجیتال در قانون تجارت الکترونیک ایران بدین صورت بیان می کند که: هرزمان که قانون، وجود امضا را ضروری بداند، امضای الکترونیکی کافی خواهد بود. بنابراین براساس این ماده، امضای دیجیتال به صورت مستقل و بی نیاز به امضای دستی برای قانون مکفی است.
برتری امضای الکترونیکی به شرح ذیل می باشد :
- امضای الکترونیکی باعث صرفه جویی هزینه ها در سازمان ها می باشد که می‌توان به هزینه پرینت، پست و انبار و آرشیو کردن اشاره نمود که در این صورت سازمان می‌تواند به کار خودش بپردازد و بهره وری بالاتری داشته باشد.
- موجب افزایش سرعت گردش کار گشته و در صرفه جویی زمانتاثیر بسزایی دارد.
- سرعت افزودن به تجارت‌ها و مشاغل از راه دوررا فراهم نموده و شما از هر جا می‌توانید امضای خود را ثبت نمایید، که این امر موجب می‌شود از هرجا راحت تر تجارت انجام دهید.
- امضای الکترونیکی سبب افزایش راندمان گردش کاری خواهد شد. چرا که صاحبان اسناد متوجه خواهند شد که چه زمانی و چه کسانی اسناد را امضا کرده اند. این روند جریان کاری، بهره وری کارمندان را افزایش میدهد.
- اکثر امضاهای الکترونیکی یک ابزار داشبورددارندکه به وسیله آن متوجه می‌شوید که کدام اسناد درمنتظر امضا هستند، سرعت روند کاری افزایش می یابد که پیش از امضای الکترونیک، گاها تا هفته ها زمان می برده است .
- با ابزار امضای الکترونیک، اسناد و قراردادها به گونه ای ذخیره می گردد که دسترسی به آنها آسان تر باشد .سرعن در رشد سازمان‌ها و افزایش درآمد هم از مزایای امضا الکترونیکی است که رابطه بسیاری به افزایش سرعت راندمان شرکت‌ها خواهد داشت.
- داشتن امنیت بیشترامضای دیجیتال یکی از شیوه های امن اطلاعات و از راه های معتبر حفظ امنیت در شبکه است. این روش به خصوص در مساله تجارت الکترونیکی و مدیریت اسناد الکترونیکی از جایگاه خاصی دارابوده و تصدیق هویت، امنیت، محرمانه بودن، امانت‌داری و غیر‌انکار بودن را تامین می نماید .
نحوه تهیه امضا الکترونیک به چه صورت می باشد ؟
با استفاده از ابزار ساخت امضا خود را بسازید سپس می توانید آن را برای اسناد مختلف استفاده کنید. خوب است برای این منظور از خدمات هلویار استفاده کنید. با ثبت نام در سایت هلویار شما امضای الکترونیکی خود را دریافت نمایید.
معتبر شدن قراردادهایی که با امضای الکترونیکی ثبت شدند به چه شکل می باشد؟
اشخاص و تجارت صاحبان کسب و کارمی بایست اقداماتی انجام دهند تا قرارداد جلوه قانونی و قابل اجرا پیدا کند. اقداماتی که برای قانونی شدن قرارداد لازم است به این شرح می باشد:
- دریافت رضایت نامه امضاکنندگان: طرفین قرارداد می بایست با رضایت خود، قرارداد را با امضای الکترونیکی امضا نمایند. طرفین میتوانند به شکل های گوناگون از جمله با رایانامه یا حتی ثبت امضای الکترونیک در قرارداد، رضایت خود را ابراز نمایند. البته مواردی هم هست که باید پیش از امضای قرارداد، صریحأ رضایت خود را اعلام نمایند.
- اطلاع کامل امضاکنندگان ازمحتوای برگه ای که امضا می نمایند : لازم است شرایط و ضوابط قرارداد به طور روشن برای امضاکنندگان مطرح گردد و نباید بر مبنای بازبینی یا توضیح مختصرامضای الکترونیک ثبت گردد.
- تفویض اختیارات دیگر به امضاکننده: با توجه به اینکه امضای الکترونیک در بسیاری از موارد، موجب استفاده کمتر کاغذها و اوراق می گردد. برخی مشاغل همچنان نیاز به قراردادهای کاغذی دارد. به علاوه گزینه قرارداد کاغذی همیشه باید برای کسانی که تمایل به استفاده از آن دارند روی میز باشد.
- بایگانی رونوشت‌هایی از سند:طرفی که قرارداد را تنظیم می نماید، می بایست نسخه الکترونیک و یا کاغذی قرارداد امضا شده را نگهداری نمایدو رونوشتی ازآن را به سایر طرفین تحویل دهد و یا به آنها اطلاع برساند بنابراین چگونه میتوانند رونوشتی از قرارداد را داشته باشند.
- اطلاع امضا کننده از حق عدم رضایت: طرفین باید اطلاع داشته باشند که در صورتی که بخواهند، میتوانند عدم رضایت از قرارداد را اعلام نمایند ومراحل چرخه عدم رضایت برای طرفین شرح داده شود.
امضای الکترونیکی چه مستندات قانونی نیاز دارد؟
در تعریف امضا الکترونیک گفته می شود که هرگونه صدا، علامت یا فرآیند الکترونیکی که به مدرک الکترونیکی با در نظر گرفتن شرایط علمی مرتبط باشد ، پیوست و یا با آن همسان شده و این امضاء از سمت فردی که قصد پذیرش مدارک را دارد، درج شده یا به دستور و برای وی طراحی شده است.
عمده کشورها، بین سال‌های ۱۹۹۶ تا ۲۰۰۱ میلادی، با استفاده از مقررات بین‌المللی حاضر و راهنمایی های مطروحه در خصوص امضای الکترونیکی مبادرت به قانون گذاری در این حوزه نموده اند . در حال حاضرنیزدر تمام نظام‌های حقوقی پذیرفته می باشد. قانون تجارت الکترونیک ایران هم در بند «ی» از ماده ۲، اعلام می نماید: امضای الکترونیکی عبارت از هر نوع علامت منضم شده یا به نحو منطقی متصل شده به داده پیام است که برای شناسایی امضاء‌کننده داده پیام مورد استفاده قرار می‌گیرد.
چند نوع امضا الکترونیک وجود دارد؟
طبق اعلان روش‌های گوناگونی در مورد چگونگی انجام امضای الکترونیکی از زمان ایجاد آن و با توجه به افزایش ضریب امنیت، معرفی و مورد استفاده قرار گرفته است . گرفته شده است که دو دسته اصلی دارد:
امضای الکترونیکی ساده :
مانند امضای یک سند و ارسال کپی اسکن‌شده با ایمیل، نام کاربری و رمز عبور، یا پذیرفتن شرایط و ضوابط یک وب سایت. اتصال منطقی بین حساب ارسالی (آدرس ایمیل) و امضا وجود دارد. با این وجود، در واقع ثابت نمی نماید که امضاکننده واقعی چه کسی بوده. این دسته، پایین ترین سطح امنیت را دارد.
امضای الکترونیکی پیشرفته :
- به فرد امضا کننده اختصاص دارد .
- توسط امضاکننده و یا تحت اراده انحصاری ایشان صادرمی گردد.
- هویت امضاکننده داده پیام را مشخص نماید.
- با اطلاعات پیام امضا شده به نحوی مرتبط باشد که هر تغییر بعدی در آن اطلاعات پیام قابل تشخیص باشد.
- امضای پیشرفته امنیت بالاتری نسبت به امضای ساده دارد.
امضای دیجیتال چیست ؟
امضای دیجیتال پیشرفته و پرکاربردتراز امضاهای الکترونیکی که مبتنی بر علم رمزنگاری است می باشد و به دلیل امنیت بالای آن جایگزین سایر روش‌ها می گردد. اکثر قانون گذارها از جمله قانونگذاران تجارت الکترونیک ایران شیوه امضا دیجیتال را پذیرفته‌اند.
تفاوت امضای دستی و امضای الکیترونیکی چیست؟
در امضای دستی، که هر تغییری در محتوا و مفاد سند امضاشده به سادگی قابل تشخیص است،ولی در امضای دیجیتال جعل یا تغییر اسناد به سادگی امکان پذیر نبوده و هر تغییر در سند موجب بی اعتباری امضای دیجیتال می گردد. در امضای دیجیتال امکان انکار سند توسط فرد وجود ندارد، و به‌وسیله امضای دیجیتال روی سند و گواهی الکترونیکی فرد، امکان پی بردن به هویت امضاکننده آن وجود دارد.
امضای دستی ثابت است ولی امضای دیجیتال هر سند برای آن سند منحصربه‌فرد و مرتبط با محتوای آن سند می باشد. یعنی تفکیک امضای دیجیتال از روی سند به منظور استفاده مجدد روی سندی دیگر و جایگزین نمودن آن با امضای دیگر غیر ممکن است.
دیگر تفاوت امضای دیجیتال با امضای الکترونیک در این است که این امضا از امضای الکترونیکی امن‌تر است. امضای الکترونیک دارای چرخه ساده تری بوده و در واقع نسخه اسکن‌‌شده‌ی امضا واقعی است و یا ممکن است یک صوت ضبط شده یا فرآیندی مثل تیک زدن باشد. اما امضای دیجیتال از یک چرخه برنامه‌‌نویسی‌شده برای رمزگذاری و رمزگشایی داده‌ها استفاده نموده و دارای استانداری به اسم PKI می باشد.
ثبت ديدگاه